Переезд организации включает не только перевозку имущества и обустройство рабочих мест. Одновременно компании нужно определить, какие сведения будут внесены в ЕГРЮЛ после смены офиса, подготовить необходимые документы и сообщить новые реквизиты банку, контрагентам и другим заинтересованным лицам. В зависимости от ситуации можно использовать собственное помещение, арендовать офис или рассмотреть вариант купить юридический адрес.
Порядок оформления зависит от направления переезда. Смена помещения в пределах одного населённого пункта обычно требует меньше регистрационных действий. Если компания переносит офис в другой город, меняется её место нахождения, поэтому может потребоваться внесение поправок в устав.
Чем место нахождения отличается от адреса
Местом нахождения считается населённый пункт или муниципальное образование, в котором зарегистрировано юридическое лицо. В уставе, например, может быть указано только: «город Москва».
Адрес в ЕГРЮЛ содержит более точную информацию: название улицы, номер дома, строение, корпус, помещение или офис.
Если московская компания переезжает в соседнее здание в Москве, место нахождения остаётся прежним, а меняются только адресные сведения. При переносе офиса, например, из Москвы в Тулу необходимо оформить уже новое место нахождения.
Убедитесь, что адрес подходит для регистрации
Компания должна иметь законное основание пользоваться помещением и получать по нему официальные письма. Формальная регистрация без фактической связи с объектом может вызвать вопросы у налоговой инспекции.
Подтверждением могут служить договор аренды, выписка из ЕГРН, гарантийное письмо или согласие владельца помещения. Если организацию регистрируют по адресу проживания директора либо участника, могут потребоваться документы на жильё и разрешения остальных собственников.
Перед подачей заявления желательно проверить правильность индекса, номера здания, помещения и других элементов адреса. Данные в форме должны совпадать с документами на недвижимость.
Нужно ли изменять устав
Сначала следует изучить действующую редакцию устава. Если там указано только место нахождения, а компания остаётся в том же городе, обычно достаточно обновить запись в ЕГРЮЛ.
Если в устав внесён полный адрес или организация переезжает в другой населённый пункт, потребуется утвердить изменения либо новую редакцию документа.
Единственный участник принимает письменное решение самостоятельно. При нескольких участниках проводится собрание, результаты которого оформляются протоколом.
Какие документы подают в налоговую
Для регистрации изменений применяется заявление по форме Р13014. Его подписывает руководитель либо другое лицо, имеющее право действовать от имени компании без доверенности.
В комплект документов могут входить:
- решение участника или протокол собрания;
- документы, подтверждающие право использования помещения;
- изменённый устав или его новая редакция;
- документ об уплате пошлины, когда она предусмотрена.
При переезде в пределах одного населённого пункта документы, как правило, подают одним пакетом.
Смена города проводится поэтапно. Сначала налоговую уведомляют о принятом решении изменить место нахождения. После истечения установленного срока направляют документы с точным адресом нового офиса.
Подать сведения можно непосредственно в инспекцию, через представителя, нотариуса, МФЦ или электронный сервис ФНС. Способ подачи влияет на необходимость нотариального удостоверения подписи и уплаты государственной пошлины.
Действия после регистрации
После внесения записи в ЕГРЮЛ необходимо привести в соответствие все документы и информационные ресурсы компании.
Новый адрес сообщают банку, контрагентам, арендодателю, оператору электронного документооборота и другим организациям, использующим реквизиты юридического лица.
Также следует проверить договоры, доверенности, счета, акты, накладные, кадровые документы и локальные положения. Информацию меняют на сайте, в справочных сервисах, рекламных материалах, лицензиях, разрешениях и регистрационных данных кассовой техники.
